اشتباهات برنامه ریزی

اشتباهات برنامه ریزی

اشتباهات برنامه ریزی موضوع این مقاله از سایت www.abbasiali.com است . بعد از نوشتن مقاله  راجب انجام دادن کارها در برنامه ریزی،استمرار در برنامه ریزی و شکست در برنامه ریزی نوبت به اشتباهات  برنامه ریزی رسیده است . اگر اول راه هستید یا تازه قصد شروع یک برنامه ریزی را دارید، محتوای این مقاله به شما کمک خواهد کرد .

  • اولین اشتباه برنامه ریزی

برای کل روز برنامه ریزی نمیکنید.منظورم این نیست که مثل برنامه کلاسی مدرسه برنامه داشته باشید . 9تا 10 ورزش 10تا11 مطالعه و …شما وقتی که از خواب بیدار میشوید باید بدانید که چه کاری برای انجام دادن دارید. برای خودتان مشخص کنید که چه کاری را باید قبل از 12 ظعر انجام دهید و چه کاری را قبل از 6 عصر انجام داده باشید.مشخص کردن این بازه های زمانی به شما بسیار کمک خواهد کرد.این کار باعث می شود که شما یک دید شفاف داشته باشید.زمان دقیق برنامه ریزی روزانه شب قبل است و شما قبل از خواب باید برنامه فردا را باید داشته باشید.

  • دومین اشتباه برنامه ریزی

شما دید خیلی نزدیکی در برنامه ریزی کردن دارید. به اصطلاح شما در نوشتن برنامه هایتان نوک دماغ تان را می بینید.یعنی شما غرق در برنامه ریزی روزانه خودتان شدید بدون اینکه بخواهید کمی فاصله بگیرید و از دورتر قضیه و اهدافتان را چک کنید.نداشتن دید کلی تر باعث می شود که شما در برنامه روزانه تان به حدی جزئی نگر بشوید که از انجام کارهای مهم و ضروری غافل شوید . برای نوشتن برنامه روزنه باید اول به برنامه هفتگی سپس ماهانه و سپس به اهدافتان دقت کنید.همین باعث می شود که شما از انجام ضروری ترین اقدامات تان عقب بمانید.برای این که بهتر متوجه شوید باید بدانید کسی که فقط برنامه روزانه دارد درست مثل همان راننده ای است که پشت فرمون نشسته ولی فقط دو متر جلوش رو نگاه میکند!!!

اشتباهات برنامه ریزی

  • سومین اشتباه برنامه ریزی

اینکه فکر کنید شما تنها آدمی هستید که قرار است این کار را انجام دهید. خیلی وقت ها پروژه هایی که دست ماست یا برنامه هایی که داریم به صورت گروهی است و قسمتی از آن وابسته به افراد دیگر است .یعنی باید آنها اول کاری را انجام دهند و بعد شما آن را ادامه دهید.یکی از اشتباهات برنامه ریزی این است که فکر می کنیم با تنها فردی هستیم که روی پروژه کار می کنیم.پس اگر روی پروژه ای کار می کنید به جای اینکه وقت خودتان را بیشتر از چیزی که باید صرف آن پروژه کنید یک تایم کوتاه اختصاص دهید به هماهنگی با کسانی که با شما در آن کار هستند .

  • چهارمین اشتباه برنامه ریزی

این اشتباه رایج خیلی خیلی زیاد رایج است و از آن اطلاعی نداریم. این اشتباه این است که از تکنیک واگذاری استفاده نمی کنید.از مسئله زمان محدودمان که بگذریم باید بپذیریم که ما در همه ی کارها خوب نیستیم و به خاطر همین باید یک سری از کارها را واسپاری یا برون سپاری کنیم.برای اینکه از دیگران بخواهید برای شما کاری انجام دهند خجالت نکشید . افراد از اینکه بتوانند از استعدادها و توانایی هایشان استفاده کنند بسیار خوشحال می شوند، پس از آن ها این احساس مفید بودن را دریغ نکنید. دومین دلیل برای عدم توانایی در واسپاری غرور بی جا است.

شما برای انجام شدن کارهایتان نباید غرور داشته باشید و باید از دیگران کمک بگیرید.همیشه از خودتان بپرسید آیا می توانم این کار را تیمی انجام دهم؟ اگر جواب مثبت بود شک نکنید که باید کمک بگیرید .در این زمینه معمولا دوستان و خانواده جز کسانی هستند که می توانند خیلی به شما کمک کنند.پس از توانایی و نظرات اطرافیان تان بهره مند شوید.

اگر یاد بگیرید که چگونه کارهایتان را واسپاری کنید باعث می شود که در زمان تان خیلی صرفه جویی کنید و همینطور از میزان استرس و اضطرایتان هم بکاهید.علاوه بر این شما با این زمانی که برای خودتان سیو می کنید می توانید به آن دسته از کارهایی بپردازید که در انجام دادن آن ها استعداد و توانایی لازم را دارید.این کارها معمولا همان دسته از کارهایی هستند که به دلیل خوب انجام دادن آن ها را دوست دارید و هرگز از انجام دادن آن ها خسته نمی شوید.

از فواید دیگر برون سپاری انجام کارهایی است که در ماتریس آیزن هاور در دسته ذکاوت قرار دارند و شما می توانید به آن ها رسیدگی کنید. برای آشنایی با ماتریس آیزن هاور می توانید این ویدیو توضیحات علی عباسی در رابطه با ماتریس را مشاهده کنید.برا یاین که بهتر متوجه بشید یک مثال کاری براتون میزنم. تصور کنید که شما یک بیزنسی را شروع کرده اید مثلا این بیزنس تولید محتوا و سرویس بازاریابی است ، شما در زمینه تولید محتوا تخصص دارید ولی برای اینکه یک کار موفق داشته باشید احتیاج به یک شخصی دارید کارهای مربوط به حسابداری، گرافیک و بازاریابی شما را انجام دهد.

این یک اشتباه بزرگ است که فکر کنید شما می توانید تمام این رشته ها را یاد بگیرید و خودتان کارتان را انجام دهید! این کارها چون در تخصص شما نیستند باعث می شود که زمان زیادی را از شما بگیرد.حتی اگر شما زمان بگذارید و این ها را یاد هم بگیرید تازه می رسید به مرحله یک تازه کار در اون زمینه ها. آیا توانایی و تخصص شما به مرحله انجام دادن کار به بهترین شیوه رسیده است؟  و همه این انرژی و زمان را گذاشته اید روی چیزی که تخصص شما نبوده و اگر شما همین زمان را روی تخصص خود گذاشته بودید و از توانایی دیگران بهره مند شده بودید می توانستید نتیجه خیلی بهتری را در مدت زمان کوتاه تری بگیرید.

اشتباهات برنامه ریزی

  • پنجمین اشتباه برنامه ریزی

تعهد زیادی دادن یکی از اشتباهات برنامه ریزی است که برای خیلی از ماها در برهه های متفاوت زمانی پیش آمده است.زیادی تعهد دادن یعنی این که آنقدر سر خودتان را شلوغ می کنید ، آنقدر به همه بله می گویید که وقت برای انجام دادن مهمترین کارها را از دست می دهید.برای انجام دادن تعهد هایتان آنقدر خودتان را درگیر می کنید که وقت برای کارهای خودتان باقی نمی ماند.اگر یک نگاه به لیست کارهایتان نگاه بیندازید می بینید که خیلی از آیتم های شما آن چیزهایی نیست که مربوط به شما باشند بلکه چیزهایی هستند که باید دیگران آن ها را انجام دهند.تا همین جا با توضیحاتی که دادم متوجه می شوید یکی از دلایل زیادی کار داشتن شما این است که زیادی به همه بله می گویید و توانایی نه گفتن ندارید.

یک دلیل دیگر که باعث می شود شما تعهد بیش از اندازه بدهید این است که شما تعریفی از زمان خود ندارید.اصلا نمی دانید چه کارهایی را باید امروز انجام دهید و چه کارهایی برای شما در اولویت است.خلاصه داشتن یک دید واقع بینانه نسبت به زمان روزتان باعث می شود شما به این دام نیفتید.همین جا به شما یاداوری می کنم که بله گفتن به هرکاری یعنی نه گفتن به کارهای مهمتر خودتان.

  • ششمین اشتباه برنامه ریزی

این یک اشتباه بزرگ از اشتباهات برنامه ریزی است که فکر می کنیم ما آدم ها مثل یک ماشین هستیم و به صورت خطی می توانیم کار کنیم.غیر از این تصور فکر می کنیم که علاوه بر ماشین بودن تازه یک ربات هم هستیم که احتیاجی به استراحت نداریم و بازدهی پایینی هم نخواهیم داشت! بعد از انجام تحقیقات بسیاری ثابت شده است که ما وقتی یک کار را به مدت طولانی و یک نواخت انجام می دهیم بعد از گذشت 50 دقیقه بازدهی کاری ما مدام کاهش خواهد داشت تا جایی که کلا خسته شویم و بیخیال همه چیز باشیم.

درسته این کار این است که بعد از حدود 25 دقیقه متمرکز بودن 5 دقیقه استراحت کنید و به حالت بی فکری بروید نه این که با گوشی خودت بازی کنید یا شروع کنید به ایده پردازی.پس حتی اگر کار عمیق هم انجام می دهید درست این است که بعد از هر 25 دقیقه 5 دقیقه استراحت یا بعد از 50 دقیقه 10 دقیقه استراحت کنید.ذهن شما احتیاج دارد به زمانی که سوییچ کند و از کاری که روی آن تمرکز کرده اید کمی دور شود.وقفه های تمرکزی چیزی است که در رابطه با آن بسیار تحقیق و آزمایش انجام شده است . یکی از این تکنیک های مهم و بسیار کاربردی تکنیک پامادور است که در این تکنیک شما باید کارهایی که 2 ساعته یا 3 ساعته است را تقسیم کنید به قسمت های کوچکتر 25 دقیقه ای .

خلاصه که انسان یک سیستم است که حیات دارد مانند یک ماشین نیست که بدون زحمت و فشار یک پشت کار کند.

اشتباهات برنامه ریزی

  • هفتمین اشتباه برنامه ریزی

برای هر کاری زمان مناسب در نظر نگرفتن ه میکی از اشتباهات برنامه ریزی است.ما معمولا زمانی کمتر از چیزی که در واقعیت است برای انجام دادن کارها در نظر می گیریم .دلیل اصلی هم این است که در خیلی از زمینه هاما اون کار را برای بار اول یا دوم است که انجام می دهیم و مهارت لازم را برای انجام دادن آن نداریم.دقیقا نمی دانیم که انجام دادن آن کار چقدر از ما زمان می برد.در این حالت با خودتان مهربان باشید و خودتان را سرزنش نکنید . از این تجربه که اشتباه پیش بینی کردید استفاده کنید و اجازه ندهید که باعث ناراحتی شما شود.اصلا نگران نباشید به مرور زمان یاد می گیرید که بهترین زمان برای انجام دادن و به پایان رساندن کارهایتان چقدر است.

یکی از زمینه هایی که در اون خیلی پیشرفت خواهیم کرد تخمین زدن مدت زمان مورد نیاز برای انجام دادن کارها است. برای این که تخمین زدن زمان برنامه ریزی های شما را تحت تاثیر قرار ندهد سعی کنید همیشه چند سناریو را در نظر بگیرید.مثلا اگر قرار است که روزانه 1 یاعت ورزش کنم، این یک اشتباه است که من بخواهم فقط 60 دقیقه از روز را در برنامه ریزیم در نظر بگیرم.چون حتما تایم رفت و آمد ، آماده شدن ، دوش گرفتن و خیلی چیزهای دیگر را در نظر نگرفته ام. پس لطفا واقع بین باشید.

  • هشتمین اشتباه برنامه ریزی

از اشتباهات برنامه ریزی مشخص نکردن پایان کار است .تعیین نمی کنیم که این کار مشخص تا چه زمانی، تا چه روزی باید انجام شود.فرقی نمی کند که این کار را خودتان انجام می دهید یا قرار است برون سپاری کنید.از هر کدام از این روش ها که قرار است استفاده کنید مهمه که یک پایان مشخص داشته باشید. اگر برای خودتان پایان در نظر نگیرید احتمال اهمال کاری تان هم خیلی زیاد است در این زمینه چیزی که خیلی مهم است این که شما باید چیزی واقعی را در نظر بگیرید .

یعنی اگر یک کاری واقعا قرار است از شما یک هفته زمان ببرد خودتان یک پایان 8 روزه یا 9 روزه در نظر بگیرید . برای خودتان یک پایان کار 1 ماهه در نظر نگیرید چون طبیعی است وقتی که آن آیتم در لیست کارهایتان قرار می گیرد با توجه به تکنیک اولویت بندی که قبل تر گفتم ؛ کاری که پایان عقب تری دارد همیشه در آخرین فرصت ها انجام می شود.اگر یک کاری اولویت بالایی دارد برایش پایان معقول در نظر بگیرید .

در مورد واسپاری هم در نظر داشته باشید اگر قرار است قسمت هایی از یک پروژه را به کسی واگذار کنید چند روز قبل تر از پایان زمان از آن ها بخواهید که کار را به شما تحویل دهند؛ چرا که اگر کار را به درستی انجام نداده بودند یا اصلا تمام نشده بود شما فرصت انجام آن را داشته باشید.این که شما خیلی واضح و شفاف خواسته خودتان را بیان کنید می تواند در انجام شدن کارها بسیار کمکتان کند.اگر یک ملاقات کاری داشتید یا یک کنفرانس که قرار شد یک سری اقدامات در راستای آن انجام شود در آخر مکالمه یک دور درخواست ها و مسئولیت ها را مرور کنید.

 

اشتباهات برنامه ریزی

  • نهمین اشتباه برنامه ریزی

آخرین اشتباه رایج این است که خیلی ها به خودشان جایزه نمی دهند.یادتان باشد جایزه حکم بنزین برای ماشین را دارد تا بتواند رو به جلو حرکت کند. پس هر وقت که چیزی خوب پیش میرود، هر وقت برنامه هایتان درست پیش میرو د ،هرموقع نتیجه ای را که می خواهید می گیرید .وقتی که در لیست برنامه هایتان موفق می شوید که کارهایتان را درست انجام دهید و بیشتر آن ها را تیک بزنید .خلاصه هر وقت که به اهدافتان می رسید برای خودتان جایزه در نظر بگیرید و این جایزه ها باید جایزه های کوچیکی باشند که برای داشتن آن ها نخواهد خیلی هزینه کنید که بعد از مدتی کنار بکشید و عالی می شود اگر مرتبط با اقدام یا هدف شما باشد. مثلا اگر هدف من این است که ورزش کنم خیلی خوبه که جایزه را یک ست ورزشی یا کفش ورزشی در نظر بگیرم.

خب این هم 9 تا از رایج ترین اشتباهات برنامه ریزی برای داشتن برنامه ریزی بهتر می توانید به مقاله انجام دادن کارها در برنامه ریزی ، شکست در برنامه ریزی ، استمرار در برنامه ریزی مراجعه کنید و همینطور می توانید محصول انجام دادن کارها بدون استرس را دریافت کنید.

رشد شخصی یعنی زندگی بهتر و زندگی بهتر یعنی دنیایی بهتر

 

 

برچسب‌ها

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *